- Elaboração e acompanhamento das previsões orçamentárias.
- Elaboração do quadro de rateio das despesas.
- Emissão dos recibos/boletos bancários.
- Controle dos pagamentos das cotas condominiais – conferência das baixas relacionadas pelo Banco.
- Cobrança administrativa de devedores – via carta e telefonemas.
- Emissão de Declaração Negativa de Débitos Condominiais.
- Contas a pagar – controle dos vencimentos e emissão de cheques para a liquidação dos pagamentos.
- Quitação dos pagamentos no próprio caixa, via bancos ou on line.
- Conciliação da conta bancária.
- Gestão tributária – cálculo para aplicação das alíquotas, retenção e recolhimento do PIS, COFINS, CSLL, ISS, INSS e IRF.
- Armazenamento de dados, inclusive controle da cumulatividade, para as informações anuais dos recolhimentos de PIS, COFINS e CSLL.
- Prestação de contas mensais – contas ordinária, fundo de reserva, fundo de obras, fundo de custeio do 13º salário, etc., com elaboração de demonstrativos de pagamentos de despesas e de recebimentos das cotas, dos devedores de cotas e balancete geral contendo a posição financeira do mês.
- Confecção das pastas de prestação de contas mensais.
- Controle da remessa e devolução das respectivas pastas.
- Elaboração das respostas às dúvidas e comentários consignados pelo Corpo Diretivo nos Termos de Verificação de Contas que capeia a prestação de contas.
- Elaboração de balancetes anuais para apresentação na assembleia Geral Ordinária.
- Disponibilização dos balancetes e demais demonstrativos financeiros.
- Gestão dos contratos coletivos de TV por assinatura – conferência das faturas, cobrança e controles das baixas.
- Gestão da conta corrente bancária exclusiva do Condomínio.
- Acompanhamento dos investimentos feitos pelo Condomínio no mercado financeiro.
- Obtenção de Certidão Negativa de Débitos de Tributos e Contribuições Federais.
- Gestão de Recursos Humanos (para funcionários não terceirizados e terceirizados);
- Gerenciamento dos arquivos documentais
- Controle do cadastro de proprietários.
- Atendimento (pessoal/telefônico) de condôminos com fornecimento de informações, soluções de problemas, etc.
- Controle dos mandatos do Corpo Diretivo – Síndico e Conselho Consultivo.
- Serviço de malote para a retirada e entrega de correspondência no próprio Condomínio.
- Assessoria às reuniões do Corpo Diretivo.
- Emissão e distribuição de cartas, circulares, editais de convocação e atas das assembleias Gerais.
- Presença nas assembleias (qualificação e controle das presenças, esclarecimento de dúvidas e redação das respectivas atas).
- Transcrição das atas no Livro próprio e registro no Cartório de Títulos e Documentos
- Coleta de orçamentos de obras e serviços que se fizerem necessários.
- Atendimento a fornecedores de materiais e serviços.
- Elaboração das planilhas de concorrência e acompanhamento financeiro das obras e serviços
- Gerenciamento do seguro de incêndio (obrigatório) e de responsabilidade civil (controle do vencimento da apólice, coleta das propostas para a renovação, análise e encaminhamento das mesmas ao Síndico para a deliberação).
- Acompanhamento da liqüidação de sinistros.
- Gestão da situação/manutenção dos equipamentos de segurança, levando-se em conta as normas do Corpo de Bombeiros, a legislação municipal (CONTRU) e as normas técnicas da ABNT.
- Controle/emissão de gráficos referente aos consumos de água/esgotos, de energia elétrica e de gás.
- Administração de locações de espaços/áreas comuns do edifício (lajes de cobertura, fachadas, etc.).
- Controle e atualização do CNPJ do Condomínio.
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Gestão dos contratos de conservação e de manutenção:
a) elevadores - b) porteiros eletrônicos - c) centrais telefônicas - d) antenas coletivas - e) áreas ajardinadas - f) portões automáticos - g) conjunto moto-bombas - h) aquecimento central - i) ar condicionado central. -
Gestão de contratos de prestação de serviços terceirizados:
a) serviços de vigilância patrimonial - b) monitoramento de segurança 24 horas e sistema de proteção perimetral - c) serviços de limpeza - d) serviços de portaria. - Controle da manutenção das áreas de recreação: salão de festas, salão de jogos, piscinas, salão de ginástica, home theater, quadras poliesportivas, pistas de corrida, etc.
- Controle e cobrança dos alugueis pelo uso do salão de festas, de churrasqueira, gazebo, etc.